ニュースレター

2019年 11月 21日発行
・会議の進行役って実はとっても難しいのです・・・

・会議の進行役が育たない理由って分かりますか??

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企業も成長してくるといつまでも社長が何から何までやる訳にはいきませんね。

手始めに「会議の進行役」を社員に任せてみました。一番優秀な社員を選んで。

しかし、その一番優秀な社員が元気がありません・・・明らかに悩んでいます・・・

その原因とは??
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社内ミーティングが活性化しないわけは??

● なぜ優秀な部下が会議になるとオドオドするのか?

殆どの会社で大なり小なり会議を開いていると思います。

このレターでも会議の活性化についてこれまで何度も書いてきましたが、このテーマの悩みも尽きませんね。

中小企業の場合は多くのケースで経営者が進行役を担っているケースが多いようです。

今回は「いつまでも経営者が進行役を務めていてはいけない!!しっかりと部下にもミーティングを回せるようになってもらわないと!!」と決心された経営者のお悩みです。

この会社はこれまで経営者が会議を進行していましたが、そろそろ部下に任せたいと思い、思いきって任せてみました。

当然最初に任せるのは社長が一番信頼している部下(仮にA君とします)です。
A君は非常に優秀で、部下を引っ張る能力にも長けていました。

しかし、いざ始まってみるとうまく会議が進まない。
なぜかオドオドしているし、メンバーからも全く意見が出てこない。
お通夜のような会議になってしまいました。

社長は不思議でなりません。普段の堂々としたA君からは想像も出来ない姿でした・・・

● 実は会議の進行役ってとっても難しいのです・・・

実は会議の進行ってとっても難しいのです・・・

これはやったことのある人にしか分かりません。
百戦錬磨の経営者でも、上手く回すのはなかなか難しいのが会議です。

これにはいくつか原因があります。

① 会議の進行スキルを学ぶ場がない

② 社内の人間関係などの絡みが出る(仕事中の顔と進行役の顔の使い分けが難しい)

③ 進行役も当事者のために知らない事は悪いことになってしまい、大切なポイントが中途半端に終わってしまう。

主にこういった原因が考えられます。

特に大きいのが①の原因です。
管理職になったとしても誰も会議の進行スキルなど教えてくれません。

そのために殆どの方が見よう見まねでチャレンジします。
その結果上手くいかずに自信まで失ってしまいます。
これが先ほどのA君の状態です。

● 会議の進行役がやる7つのこと

このなかで全てのスキルをお伝えする事は難しいですが、私が先日師匠の和仁達也先生から教えて頂いた会議の進行役がやるべき7つのことが参考になると思うので、この場で共有しますね。

一つ一つについて細かい解説は入れられませんが、イメージだけでも掴んで頂ければと思います。

① 会議の議題について、ヒアリングしてアイデアや意見を聞き出す。
当たり前のようですが、意見を聞き出す事が大切です。
これについては以前もこのレターで書きましたが、意見を引き出す3ステップなどの活用が有効だと思います。

② 同類項をまとめて、見出し(タイトル)を付ける

意見を引き出すと同じ様な意見が出るケースが多いです。
それをまとめることによって、会議が更に活性化するケースもあります。

③ 選択肢をリストアップする
出た見出しを元に、選択可能な選択肢をリストアップします。
Aプラン。Bプラン。Cプランなど。

④ その選択肢のメリット・デメリットを出し尽くす
意見が出た状態で、それに対して意見を被せる作業(メリット・デメリットを出し合う作業)は結構気楽に進められます。これによって更に会議が活性化します。

⑤ 採用を決める
いくつか出た選択肢から、沢山出たメリット・デメリットを元に採用を決めます。

⑥ アクションプランに落とし込む
アクションプランは聞き慣れない言葉ですが、簡潔に説明すると、いつまでに、誰が、何をやるのかを決めるということです。

⑦ 進捗チェックと検証により、ゴール達成までフォーカスし続ける
せっかく出来たアクションプランを有効なものにするために、進捗チェックは欠かせません。
1ヶ月毎に進捗をチェックし、再度アクションプランの練り直しを行います。

また、ゴールの共有も大切な要素です。
進行役が常にゴールを意識し、メンバーにも忘れさせないように、意識をさせましょう。

● やる事が明確になるだけで一筋の光が見えてきます

さて、この7つのやるべき事。いかがでしょうか??

スキルと言うよりは、進行役のマニュアルの様な物ですね。
でもそれで私は良いと思います。最初はマニュアルからスタートしても。

とにかく今は何も見えない暗闇の中を彷徨っている状態です。
とにかく不安で堪りません。

一刻も早くこの役目から解放されたいし、会議が近づくと憂鬱になってしまいます。

この様な状態で良い意見など出ないと思いますし、せっかく優秀なA君の普段の仕事にも悪影響を及ぼしかねません。
少しだけでも明るい光を見せてあげて、楽しい会議を実現しましょう。

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今回の気付き

・会議の進行役は実はとっても難しい・・・簡単そうに見えて高度なスキルが必要。
・進行役の難しさはやった人にしか分からない。そのためにも任せる際はしっかりとしたフォローを。
・まずはマニュアル通りに進めるところから。焦らずゆっくりと成長を見守りましょう。




 

 




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