ニュースレター

2019年 9月 26日発行
・会議が終わらない・・・結論も出ない・・・何も決まらない・・・

・社長も含めて全員が憂鬱な会議。突破口はあるのか??

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最近増えてきた会議ネタです。

会議に関しては本当に頭を痛めている経営者は多いようです。

ただ、どうやら会議に頭を痛めているのは経営者だけではないようです・・・

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会議の結論がなかなか出なくて。結論が出ないので7時間も話し合っていました・・・

●失礼ですが、笑ってしまいました・・・本人は笑い事ではないのですが・・・

今回のお困り事は私がよく行く居酒屋さんでたまたま隣に座った方から聞いた愚痴です。
「飲み屋で聞いた愚痴を通信に載せるなんて!!」と怒られるかもしれませんが、こんな場所で出る愚痴こそ本音ですからね。実はこの方はある会社のスタッフの方です。

「ウチの会議って最低ですよ。たった一つの議題を決めるのに今日なんて何時間会議をしたと思います??7時間ですよ!!7時間!!それで結局どうなったと思います??何にも決まらないのですよ!!もういい加減にしてくれって感じです!!」

お酒の力も借りてかなりヒートアップしていましたが、失礼ながら笑ってしまいました・・・

でも愚痴りたいのはこのスタッフだけではないでしょうね。
きっと経営者も泣きたい気持ちでしょう・・・

● 会議が7時間もかかってしまった原因は何だと思いますか??                 

お節介とは重々承知でその方に聞いてみました。

「なぜそんなに長い時間がかかってしまったと思います??」
彼女の答えはこうです。(ちなみにこの方は若い女性です)

「そんなの分かりませんよ!!」
「じゃぁ質問を変えます。理想としてはどれ位の時間で終われば良いですか??」
「1時間でも長いかもしれませんが、せめて1時間以内には終わって欲しいです」
「1時間以内で終わらせるにはどうすれば良いですか??」
「社長がしっかりと終わらせれば良いのではないですか!!」
まぁこんな感じのやり取りがありました。

どうですか??皆さんは7時間かかる会議を1時間で終わらせる事は出来ますか??

● 1時間でも30分でも終わらせる事は可能です!!

結論から言うと、この会議は30分で終わらせる事が可能です。
詳しく書けませんが、彼女から聞いた会議の議題の内容を聞いてみると十分に30分以内で終わると思います。
それなのに、なぜ7時間もかかってしまったのでしょうか??

私の考える原因は大きく分けて2つあります。原因と言うより、改善の提案ですね。
これを彼女に話したら、あまりにも当たり前すぎて、あまりピンとこなかったようですが・・・

まず1つ目の改善点。

・会議が始まる前に今日の会議の終了時刻を決めておく。
つまり「今日の会議は30分で終わらせる!!」と宣言するのです。
当然経営者が。経営者が進行役を担わない場合は進行役が宣言します。

たったそれだけです。

最初に終了時間を設定すると、どうしてもそのそこに意識がいきます。
その時間内に終わらせようと集中力も高まります。
せめて、その日の終わりの時間は全員が共通認識を持って進めましょう。

全員が共通認識を持つことが大事ですよ!!
たまにこんな事ってありませんか??

「今日は皆さん忙しいでしょうからなるべく早めに終わらせましょう!!」と言ってスタートする会議。
この表現も曖昧ですね。

「なるべく早めに終わらせる」の感覚が30分の人もいれば3時間の人もいるかもしれません。
ここの認識が合わないままスタートするとお互いに大きなストレスを抱えてしまいますよ。

● 全員一致なんてムリですから!!

実は愚痴っていた彼女はもう一つ面白いことを言っていました。
きっとこれが7時間経っても終わらなかった。終わらなかったと言うか、結論が出なかった一番の原因でしょうね。

「今日は○○という事をやるかやらないかの会議だったのです。決まりそうになってもそれに対して不満そうな顔をしている人がいると社長がその人に聞くのです。○○さんはこれをやるという事に不満なの??じゃぁもっと話し合おうか??こんな感じでいつまで経っても終わりませんでした。」

いかがですか??第三者が聞けば原因は誰でも分かりますよね。

「全員が100%納得して、全員一致で結論を出すなんてムリですよ!!」

これはそうですよね??
全員が100%納得するような議題だったら、そもそも会議なんて開かなくても良いわけで。

ですので、この解決策は決まっています。

「結論が出ない場合は○○さんが責任を持って結論を出す!!」と事前に決めておくことです。○○さんは中小企業では社長のケースが多いでしょうね。

結局はこれです。「全員一致、100%全員納得!!」なんてムリですから。
そこまで開き直らないと何も進みませんよ。

そんな時にこんな疑問が湧きませんか??
「どうせ社長が結論出すなら、会議自体必要ないじゃないか!!」という疑問です。

その疑問はその通りだと思いますが、実はやっぱり会議をやる意義はあります。
社長としても結論を出す上で、社員の意見は聞きたいものです。
そのうえで、当初の社長の考えと違った結論が出るかもしれません。

また、社員も社長が密室にこもって一人で決めた結論を押し付けられるよりは、自分達の意見を出した上での結論の方がその決定事項に取り組みやすいと思いませんか??
会議の途中で社長の考えも聞けますし。

そう考えると決して会議はムダではないです。ただし、時間だけが無駄に過ぎていき、何にも結論が出ない会議はムダですからね。
しっかりと短時間で結論を出せる会議にしていきましょう。 

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今月の気付き

・最初に終わりの時間を決めないからいつまで経っても終わらない!!

・全員が100%納得して、全員一致で結論を出すなんてムリですよ!!

・会議自体はムダじゃない!!会議をムダにするかどうかは進め方次第ですよ!!

 

 




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