ニュースレター

2019年 5月 27日発行
・やっと社内ミーティングで意見が出始めた!!でも・・・

・もうひと息頑張れば、きっと一気に回りますよ!!

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今回は社内ミーティングの話です。

以前も社内ミーティングについて書きました。「社内ミーティングで意見が出ない・・・」というお困り事です。

今回はそういった第一段階を突破した企業様のお困り事です。

意見は出始めたけど、せっかくのミーティング。

成果が出ないと意味が無いですね??

今回は「成果の出るミーティング」について書かせて頂きました。

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改善はしているのだけれど・・・

成果になかなか表れてくれない・・・

● まず、第一段階は突破!!

だいぶ前になりますが「社内ミーティングで意見が出ない・・・」といったテーマでこの通信を書きました。

意見が出ないミーティング。

多いですよね!!

そして、お互いに憂鬱ですよね・・・

社長も気まずいでしょうが、社員はきっとそれ以上に気まずいはずです。

その重たい空気に耐えきれずに苦し紛れの意見を出す・・・

それで前向きな意見なんて出ませんよね。

今回のお悩みは、そういった第一段階は突破した会社さんの事例です。

以前に比べると、意見は活発に出るようになりました。

もちろん前向きな意見も増えてきました。それでも・・・


● 意見が出ても何も変わらない・・・

第一段階は突破して、意見は出るようになったのですが、それが実際の行動に移らないのです。

行動に移らないと当然成果は上がりません。

そのために、また雰囲気が重くなってきました・・・

皆さんもこんな経験はあるのではないでしょうか??

意見だけがあちこちに散らばってしまって全く収拾できない状態です。


● 交通整理役の育成を!!

私がそんなミーティングを見ていると気付くことがあります。

意見が活発に出れば出るほど、議論がまとまらなくなるのです。

意見がそんなに活発に出ないうちはこの問題は見えませんでした。

意見自体が出ないのですから当然ですね。

しかし、第一段階を突破して第二段階に入っていくと、議論をまとめる整理役の人間が必要になります。

これは誰でも構いません。もちろん社長でも良いですし、幹部やリーダーでも構いません。

極端な話、一般社員でも構わないのです。

また、これを全部1人でやる必要もありません。

進行役がいて、その他に書記役がいて、議事録担当がいて等々複数の役職をミーティングの際に作っておくことも良いと思います。

今回は主に進行役について書きますね。

進行役に関しては、様々な役割がありますが、交通整理役としてはまずは「タイトル」を決めてスタートして欲しいと思います。

そして、出来ればホワイトボードを用意して書記役の方がホワイトボードにタイトルを記入します。

この単純作業をやらないでスタートする会社が多いのです。

「タイトルなんて・・・」と思うかもしれませんが、この「タイトル」が決まっていないから議論があっちこっちに飛んでしまいます。

そのタイトルが誰から見ても見える場所に書いていると、いつでも各人が今日のテーマについて帰ってこられます。

もし脱線しそうになっても進行役の方はスムーズに議論を戻せますよね。


● 交通整理役の一番のポイントは??

私もお客様の会社の社内ミーティングの進行役をやるケースがありますが、一番神経を使うのが、出た意見の「順番付け」と「役割決め」です。

活発に意見が出れば出るほど、多くの意見が出てきます。

当然の話です。

そうなってくると、当然やらない(ボツになる)意見も沢山出てきます。

これを如何にスムーズに進めるかです。

せっかく意見を出してくれた方の気持ちを壊さずに、今月やるべき事と今回はやらない意見をしっかりと分ける必要があります。

もちろんそれは進行役の独断で決めるわけではありません。

より重要で、成果の出やすい意見が優先的に採用されるのは当然です。
それは皆の意見を集約して決めていきます。

そして、意外と多いのが「役割決め」を行わないミーティングです。これは本当にもったいないですね。

出た意見の中で今月実行すると決めた意見がいくつかあるでしょう。

それを一体誰がいつまでにやって、いつまでに誰に報告するのか??が決まらないミーティングが多いです。

これは、意見が活発に出れば出るほどそういった傾向が出るからやっかいです。

意見が活発に出ると皆の気持ちが満足してしまいます。

それで充実感を感じてしまうのです。

でも、それではなかなか成果には結びつきません。

本当に大切なのはそこからです。

私が出た意見を冷静に見ていると

「これはどう考えても経営者じゃないと出来ないよなぁ・・・」

と思うような意見も出てきます。

そういった意見をそのままにして「今月のミーティングを活かして来月も頑張ろう!!」ではミーティングに出席した方としては何を頑張れば良いのか途方に暮れてしまいます。

そんな際に、ミーティングを冷静に見て、場を仕切れる進行役が必要になってきます。

その役は社長でも良いですが、経営幹部がその役を担ってくれれば社長にとってこんなに嬉しいことはありませんよね!!

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今月の気付き

・第一段階を突破すれば、次には出た意見を行動に移すための手法が必要!!

・「以前のミーティングに比べればだいぶ活発になってきた!!」の満足感が落とし穴・・・

・ミーティングを冷静に見て、場を仕切れる進行役の育成を!!
 

 




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