「就業規則のコピーを取らせてほしい」「写真を撮っていいですか？」
社員からこんな申し出があったとき、どう対応すればいいのか、迷われる経営者・管理者の方は少なくありません。断っていいのか、それとも応じなければならないのか。今回はこの点についてQ＆A形式でお伝えします。
目次
Q．社員から就業規則や賃金規程などのコピーを取りたい・写真を撮りたいと言われました。認めなければいけないのでしょうか？
A．コピーや写真撮影を認めるかどうかは、完全に会社の判断です。
結論からお伝えすると、基本的にはきっぱりと断ってOKです。
なぜ断っていいのか？ 法律の根拠を確認しましょう。
労働基準法が会社に求めているのは、就業規則の「周知」です。「周知」とは、社員がいつでも内容を確認できる状態にしておくことを指します。具体的には、以下のような方法が認められています。
● 常時、作業場の見やすい場所に掲示・備え付けておく
● 書面で社員に配布する
● パソコン等で閲覧できる状態にしておく
つまり、法律が求めているのは「閲覧できる状態にすること」であり、コピーや写真データを渡すことまでは義務付けられていません。ですから、「コピーはお断りしています」「写真撮影はご遠慮いただいています」と会社の方針としてきっぱり断っても、法律上まったく問題はありません。
もちろん、認めること自体は問題ありません。
誤解のないようにお伝えしておくと、就業規則を社員に配布したり、コピーや写真撮影を認めたりすること自体は何ら問題ありません。社員との信頼関係を大切にしたい、オープンな職場にしたいという方針であれば、応じるのも一つの選択です。
ただ「必ず認めなければならない」というものでは決してない――この点を、いざというときのために頭に入れておいていただければと思います。
【まとめ】
● 就業規則のコピー・写真撮影を認めるかどうかは、会社が自由に決めてよい
● 法律が求めているのは「周知（いつでも見られる状態）」であり、コピーを渡す義務はない
● 認めること自体は問題なし。あくまで「義務ではない」ということを知っておくことが大切
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