ニュースレター

2018年 9月 27日発行
・会議で結論が出ない・・・決められた時間内でしっかりと方向性を定めたいのだが・・・

・社員が好きな事を言って終わってしまう。もっと話をまとめる方向にならないものか??


大なり小なり「会議、ミーティング」を行っていない会社は無いのではないでしょうか??

それなのに「うちの会社は会議が上手くいっている!!」という声はあまり聞けません。


今月はそんな原因を探ってみましたよ。

詳しく知りたい方はお問い合わせくださいね!!


◆どうしてもマンネリ化してしまう会議。時間内にしっかりと結論を出すための秘訣とは??


● 会議がしっかりと回っている会社はあまり聞いた事がありません。どんな原因が??

今回のテーマも経営者や管理職の方からよく聞くお話です。

朝礼が会議の会社もありますし、定期的にしっかりと時間を作っている会社もあります。

規模の大小はありますが、全く会議をやっていない会社はほぼ無いのではないでしょうか??


しかし「うちは会議が上手くいっているよ!!」という声はあまり聞こえません。


「結局、社長や上司が一方的に喋っている・・・」

「社員に幅広く意見を聞こうとするが意見が出ない・・・」

「意見は沢山出るのだが、しっかりと何かが決まることはほぼ無い・・・」

そんな声が聞こえてきます。

そして「会議なんか無駄な時間だからいっそのこと廃止にしちゃえばいい!!」なんて声も聞こえてきます。

いったいどんな原因があるのでしょうか??


● 会議のルール決めがされていますか??まずはしっかりとしたルール決めを!!         

       
世の中には様々な組織があります。

会社などのような組織もあれば、学校のサークルのような組織、ボランティアの組織等々。


そんな組織の中で必ずあるのがルールです。

しっかりと明文化されているかどうかは別にして、組織内にはそれなりのルールがあるでしょう。


例えば、会社では、始業時刻や終業時刻、休憩時間。

上司の言う事を聞く。

こういった事はやってはいけない等々です。


そういった最低限度のルール決めがされて、組織が成り立っています。


それでは、会議はどうでしょう??


「御社の会議のルールは??」

そう聞かれてはっきりと答えられる会社はあまり見たことがありません。


● 会議のルールを決める会議をやってみませんか??

意外と盲点かも知れませんが、会議のルール決めを全社員で決めるのも一つの方法です。

ただし、ルール決めと言ってもそんなに格式ばった物でなくても構いません。


「定刻の5分前には集合し、定刻には必ず開始する」

「携帯電話の電源OFF」

「外部からの電話も取り次がない」

等々の最低限のルールは決めやすいでしょう。



たまに見かけるのが、こんなケースです。

・一番大事な社長が会議に遅れてやってくる・・・

・携帯電話に出てしまい、会議がストップする・・・


こういった行為があると、会議全体が締まりません。

ルールが無いと社長が来るまで待っていないといけませんが、ルールがあれば遠慮なく始められます。

そういった最低限のルールが浸透してくれば、これに会社独自のルールを加えていきます。

会議の流れ全体のルール決めに入っていけます。

例えばこんなルールです。

「会議の○○日前までに出席者全員に当日の議題をメールしておく」

「会議の最初に今回得たい成果を明確にしてからスタートする」

「会議の終了予定時刻の5分前には終了する」

「批判の意見は極力要らない。どうしても出したい場合は代替案もセットで発言すること」

「会議の締め方を決めておく(今回の結論は??次回までの課題と実施責任者は??次回の日程は??出席者が少なければ一人一言の感想を!!等々)」

ここまで具体的にルール決めが出来れば、かなり改善するのでは??と思われます。

● 会議のルールを決める際の効果的な質問とは??

こういった素晴らしいルールが出来たら会議は回るかもしれないけど、結局このルール決めも社長が一方的に決めたら、社員に浸透しないのでは??と思いますよね??


だから、全員でルールを決めるのです。

ルールを決めるための会議をするのです。

そのために一回の会議を潰したとしても私は損だとは思いません。

むしろ会社にとって大きなプラスになるのではないでしょうか??


その際に「会議をもっと良くするためのルールを決めよう!!」と言ってもあまり良い意見は出てこないと思います。

私がやるとしたらこんな質問を投げかけます。

これは、私の研修の師匠の野原暢郎先生に教えて頂きました。
そんなに難しい質問ではありません。

「あなたが思うダメな会議とは??」

「あなたが思う良い会議とは??」

 
このたった2つの質問です。

まずはこの2つの質問でそれぞれ話し合ってもらいます。

そこから発想を拡げて行って、具体案に落し込みます。


その際は、意見を引き出すための3ステップを忘れずに。

3ステップについてはここでは詳しく書けませんが「書く、共有する、発言する」です。


● 意見が沢山出て結局まとまらない時は??


この段階を踏んでも「活発に意見が出たのは良いけど、結局皆が好きな事を言ってまとまらない・・・」というケースもあるでしょう。


その際は、まとまらなかった時のルール決めです。


こればっかりは社長が決めていいと思います。

どんなルールかと言うと??


「どうしても結論が出ない場合は、最終的な結論は○○が出す!!」

組織には「最終意思決定者」が存在します。

中小企業では社長のケースが多いでしょう。

どうしてもまとまらない場合は「最終意思決定者」が決めて責任を取るしかないのです。


ただし、ここで一つだけ気を付ける事があります。

このルールは事前に発表しておきましょう。

これを「最終意思決定者」が結論を言った後に説明しても不満が残ります。


必ず事前に説明しておきましょう。


まさに「先に言えば説明、後に言えば言い訳」ですね。


今月の気付き

・ありそうでない「会議のルール」これを明文化するだけでかなり変わるはず!!

・ルールを決める際は「質問」で発想を拡げる方法も!!

・結局最後は「最終意思決定者」が決める「先に言えば説明、後に言えば言い訳」を忘れずに!!
 

 




〒980-0802
宮城県仙台市青葉区二日町16-1二日町東急ビル6-A
TEL:022-724-7651

  お問い合わせ

お電話での受付時間
9:00~17:00

お問い合せフォームでのお問い合わせは、24時間受け付けております。

休日:土曜 日曜 祝祭日